Passagem de contatos durante ausências: modelo para a equipe

Ficha de passagem para copiar

• Conversa: referência do cliente e ligação para o registro compartilhado autorizado.
• Situação: última troca relevante, não apenas a data da mensagem.
• Compromisso: o que foi prometido, por quem e para quando.
• Próxima ação: verbo concreto, informação necessária e data de revisão.
• Substituição: responsável identificado e alternativa.
• Limites: decisões permitidas e quem aprova exceções.
• Devolução: ação realizada, resposta recebida e trabalho restante.

Utilize uma entrada por conversa ativa. Mantenha acessos individuais autorizados; não coloque senhas nesta ficha.

Passagem fictícia de três conversas

Escritório Carvalho: localização recebida; Joana prometeu confirmar a zona na terça-feira. Substituição: Rita consulta o responsável de serviço, responde e regista a decisão. Não pode prometer uma data de início.

Estúdio Rio: proposta enviada; cliente analisa internamente na sexta-feira. Rever na segunda-feira, salvo resposta anterior; não é necessário um lembrete sem contexto durante essa análise.

Oficina Norte: pedido de alteração a trabalho existente. Registar e consultar o responsável do projeto; o extra proposto ainda não é escopo aprovado.

Substitua notas que exigem adivinhação

“Acompanhar Carvalho” esconde o compromisso e a decisão em falta. “Confirmar se a localização é coberta; responsável de serviço decide; Rita responde terça-feira” explica o que fazer.

Ligue a versão correta da proposta ou conversa. “O arquivo nos meus downloads” não é uma localização de passagem. Confirme que o substituto consegue abrir o registro antes da ausência.

Devolva a responsabilidade de forma explícita

No regresso, revejam o que mudou em vez de devolver silenciosamente os pedidos. Identifiquem respostas com ação pendente, novos compromissos e exceções por aprovar. Definam quando termina a substituição.

Numa ausência inesperada, a gestão deve reconstruir apenas os compromissos necessários a partir de registros autorizados e assinalar as dúvidas. Não invente promessas para preencher uma nota incompleta.