Guia prático de trabalho
Uma lista de controle de documentos na entrada do cliente
Reúna documentos com finalidade, responsável e verificação de completude, em vez de pedir tudo em um email. Peça apenas o necessário ao serviço combinado, use um canal restrito adequado e diferencie “recebido” de “revisado e utilizável”.
Separe o requisito do arquivo
| Requisito | Detalhes |
|---|---|
| Pedido aprovado | Finalidade: Confirmar escopo Responsável: Responsável pelo projeto Utilizável quando: Versão atual e aprovação identificadas |
| Elementos de marca | Finalidade: Preparar conteúdo do site Responsável: Designer Utilizável quando: Formato e autorização de uso confirmados |
| Instruções de acesso | Finalidade: Planejar visita Responsável: Coordenação Utilizável quando: Contato e horário verificados |
Exemplo preenchido: recebido não significa pronto
Exemplo fictício: o cliente envia “logo-final.pdf”, mas o projeto precisa de um logotipo escalável e autorização de uso. Marque “recebido, falta esclarecer”, indique o revisor e peça o formato ou confirmação que falta. Não peça senhas como documentos; trate o acesso delegado separadamente. O link deve apontar para armazenamento controlado, não para uma descrição pública de tarefa.
Conclua e retenha com critério
Acrescente datas do pedido e prazo, versão recebida, resultado, bloqueio e decisão de retenção. Se o documento deixou de ser necessário, retire o pedido em vez de insistir. Antes do início, destaque apenas requisitos que bloqueiam o serviço e atribua uma ação. É um modelo operacional manual, não uma promessa de portal documental ou certificação.
Ao substituir um documento, preserve a referência da versão usada em uma decisão anterior e identifique claramente a versão atual.