Guia prático de trabalho
Uma lista de controlo de documentos na entrada do cliente
Recolha documentos com finalidade, responsável e verificação de completude, em vez de pedir tudo num email. Peça apenas o necessário ao trabalho acordado, use um canal restrito adequado e distinga «recebido» de «revisto e utilizável».
Separe o requisito do ficheiro
| Requisito | Detalhes |
|---|---|
| Pedido aprovado | Finalidade: Confirmar âmbito Responsável: Responsável de projeto Utilizável quando: Versão atual e aprovação identificadas |
| Elementos de marca | Finalidade: Preparar conteúdo do site Responsável: Designer Utilizável quando: Formato e autorização de uso confirmados |
| Instruções de acesso | Finalidade: Planear presença Responsável: Coordenação Utilizável quando: Contacto e horário verificados |
Exemplo preenchido: recebido não é pronto
Exemplo fictício: o cliente envia «logo-final.pdf», mas o projeto precisa de um logótipo escalável e autorização de uso. Marque «recebido, falta esclarecer», indique o revisor e peça o formato ou confirmação em falta. Não peça palavras-passe como documentos; trate o acesso delegado separadamente. A ligação deve apontar para armazenamento controlado, não para uma descrição pública de tarefa.
Feche e conserve com critério
Acrescente datas de pedido e prazo, versão recebida, resultado, bloqueio e decisão de conservação. Se o documento deixou de ser necessário, retire o pedido em vez de insistir. Antes do arranque, destaque apenas requisitos que bloqueiam o trabalho e atribua uma ação. É um modelo operacional manual, não uma promessa de portal documental ou certificação.
Ao substituir um documento, preserve a referência da versão usada numa decisão anterior e identifique claramente a versão atual.