Guia prático de trabalho
Como controlar versões de orçamentos sem confundir o cliente
Dê a cada revisão uma versão única, um resumo das alterações e um status de aprovação claro. Preserve o histórico e identifique a versão em análise pelo cliente. Um arquivo mais recente não substitui automaticamente uma oferta aceita.
Use um registro de revisões por oportunidade
| Versão | Detalhes |
|---|---|
| Q-104 v1 | Motivo: Pedido inicial combinado Status de análise: Substituída para análise Evidência: Cópia enviada preservada |
| Q-104 v2 | Motivo: Cliente pede acabamento diferente Status de análise: Aguarda decisão Evidência: Resumo de alterações e data de envio |
| Q-104 v3 | Motivo: Correção da quantidade na v2 Status de análise: Versão atual em análise Evidência: Linha corrigida identificada |
Mostre a diferença de forma explícita
Exemplo fictício: a v2 altera o acabamento; a v3 corrige a quantidade de 12 para 10 unidades. Explique o que mudou e o que permaneceu. Não diga “igual à anterior” se o total ou as premissas de entrega mudaram. No registro da decisão, guarde versão, pessoa, data e resposta efetiva. Um email com “parece bom”, sem versão clara, pode exigir confirmação.
Corrija o envio de um anexo errado
Se enviar um arquivo antigo, corrija informando a versão afetada e a substituta. Verifique se o cliente já tomou alguma decisão com base nele. Separe cópias enviadas e aceitas dos rascunhos editáveis. Depois do acordo, trate alterações no processo próprio; o registro não determina direitos contratuais.
Antes de comprar, compare a versão aceita com o documento de execução e esclareça diferenças com quem aprovou.