Guia prático de trabalho
Como controlar versões de propostas sem confundir o cliente
Dê a cada revisão uma versão única, um resumo das alterações e um estado de aprovação claro. Preserve o histórico e identifique a versão em análise pelo cliente. Um ficheiro mais recente não substitui automaticamente uma oferta aceite.
Use um registo de revisões por oportunidade
| Versão | Detalhes |
|---|---|
| Q-104 v1 | Motivo: Pedido inicial acordado Estado de análise: Substituída para análise Evidência: Cópia enviada preservada |
| Q-104 v2 | Motivo: Cliente pede acabamento diferente Estado de análise: Aguarda decisão Evidência: Resumo de alterações e data de envio |
| Q-104 v3 | Motivo: Correção da quantidade na v2 Estado de análise: Versão atual em análise Evidência: Linha corrigida identificada |
Mostre a diferença de forma explícita
Exemplo fictício: a v2 altera o acabamento; a v3 corrige a quantidade de 12 para 10 unidades. Explique o que mudou e o que permaneceu. Não diga «igual à anterior» se o total ou os pressupostos de entrega mudaram. No registo da decisão, guarde versão, pessoa, data e resposta efetiva. Um email com «parece bem», sem versão clara, pode exigir confirmação.
Recupere de um anexo errado
Se enviar um ficheiro antigo, corrija indicando a versão afetada e a substituta. Verifique se o cliente já tomou alguma decisão com base nele. Separe cópias enviadas e aceites dos rascunhos editáveis. Depois do acordo, trate alterações no processo próprio; o registo não determina direitos contratuais.
Antes de encomendar, compare a versão aceite com o documento de execução e esclareça diferenças com quem aprovou.