Melhor CRM para pequenas empresas de serviços

Comece pelo seu processo

Comece pelos pedidos que já recebe

Escolha um CRM que ajude a equipa a encontrar os pedidos dos clientes, perceber o que foi combinado e identificar a próxima ação. Teste o trabalho que já faz, incluindo uma ausência na equipa ou a passagem de um orçamento aceite para a execução do serviço.

Uma lista de funcionalidades pode ser útil, mas não mostra como a sua equipa vai trabalhar. Pense no último pedido de informações cujo acompanhamento foi difícil.

Por exemplo, um proprietário pede um orçamento para renovar uma casa de banho. Uma pessoa recebe a mensagem, outra esclarece o trabalho e um colega prepara o orçamento. Se só uma delas souber o que fazer a seguir, a passagem de informação continua frágil.

Antes de experimentar um CRM, responda a cinco perguntas:

• Por onde chegou o pedido e onde ficou registado?

• Quem ficou responsável pela resposta?

• O que pediu o cliente?

• Qual foi a próxima ação combinada?

• Que informação seria necessária para um colega assumir o acompanhamento?

Use um exemplo fictício ou um caso anonimizado que tenha autorização para utilizar. Para uma demonstração, bastam os dados necessários para mostrar o processo.

Exemplo de processo

Do pedido de obras à passagem para execução

O exemplo seguinte ilustra um processo; não representa resultados de um cliente da Client Craft.

1. Receber: registar o pedido e o tipo de trabalho pretendido.

2. Atribuir: identificar quem vai esclarecer as necessidades.

3. Esclarecer: manter as perguntas e respostas junto do pedido.

4. Acompanhar: distinguir uma conversa que aguarda informação de uma proposta em avaliação ou de um trabalho acordado.

5. Passar à execução: disponibilizar o contexto combinado à pessoa que vai prestar o serviço.

Peça ao fornecedor para demonstrar cada passagem. Depois de um formulário ser enviado, deve ser claro onde ficou o pedido e quem vai tratar dele.

Lista de avaliação

Compare tarefas que a equipa consegue demonstrar

Uma consultora, uma empresa de limpeza e uma empresa de obras podem precisar de processos diferentes. Defina o que o CRM deve resolver e o que pode continuar noutra ferramenta.

• Contexto do cliente: a equipa consegue encontrar a conversa e compreender o pedido? Experimente um cliente que regressa com um novo trabalho. Confirme como são tratados os registos duplicados.

• Responsável e próxima ação: um colega consegue identificar quem está a acompanhar o assunto e o que falta fazer? Teste a ausência dessa pessoa. Se precisar de lembretes, peça para ver o comportamento concreto.

• Evolução comercial: consegue distinguir um pedido inicial, uma oportunidade em avaliação e um trabalho aceite? Combine o significado das etapas antes de importar registos antigos.

• Passagem à execução: que informação fica disponível para quem presta o serviço? Confirme se a gestão de projetos está incluída, se depende de outra subscrição ou de uma integração.

• Acesso e continuidade: experimente as permissões necessárias. Pergunte quem pode alterar registos, como se retira o acesso a alguém que sai e como pode exportar a informação se mudar de solução.

Custos e responsabilidades

Compare o custo e as responsabilidades

Duas soluções com ecrãs semelhantes podem exigir trabalho diferente à sua equipa. Compare:

• Número de utilizadores e funcionalidades incluídas.

• Responsabilidades pelo desenho e alojamento do website, quando aplicável.

• Configuração, preparação dos dados, formação e apoio.

• Integrações necessárias e quem as mantém.

• Condições e encargos dos prestadores de pagamentos, se forem necessários.

• Opções de exportação e trabalho necessário para mudar de fornecedor.

Peça uma proposta para o seu número de utilizadores e para os serviços de que precisa. Confirme a moeda de faturação, o período de compromisso e os encargos aplicáveis, incluindo a apresentação do IVA na proposta.

A Client Craft é uma opção a avaliar quando pretende ligar o website ao trabalho que surge depois de um contacto. Consulte a plataforma, os preços e as responsabilidades do serviço em conjunto e escolha o processo que quer ver demonstrado.

Uma avaliação útil

Faça uma avaliação pequena e concreta

Escolha um processo representativo. Defina um resultado observável: por exemplo, um colega encontra o pedido, identifica o responsável e percebe a próxima ação.

Teste três situações:

1. Acompanhamento normal: o pedido chega à pessoa certa com contexto útil.

2. Ausência: outro colega consegue assumir o assunto.

3. Falha de uma dependência: uma integração fica indisponível e a equipa consegue perceber o que requer atenção.

Registe o resultado e as tarefas que continuam a ser suas. Escolha a solução que serve esse trabalho e que a equipa consegue manter atualizada.

Continue a explorar

Guias para a sua próxima decisão

Explore o percurso entre o website e o CRM e as passagens de informação que ajudam a equipa a acompanhar os pedidos recebidos.

O seu próximo passo

Veja se o processo se adapta à sua empresa de serviços

Traga um exemplo de como a equipa recebe e acompanha um pedido. Use-o para conversar sobre o website, a organização do trabalho e as responsabilidades necessárias.