Dicionário mínimo de dados de CRM para uma equipa de serviços

Copie o dicionário mínimo

• Contacto: pessoa com quem se comunica; não substituir pelo nome da organização.
• Organização: entidade associada ao trabalho; deixar por confirmar em vez de adivinhar.
• Pedido: o que a pessoa solicitou, ligado à origem.
• Origem: proveniência conhecida deste pedido; separar de canais posteriores.
• Responsável: pessoa que faz avançar a conversa.
• Situação: estado do pedido ou oportunidade baseado em evidência.
• Próxima ação: tarefa concreta, responsável e revisão.
• Último contacto relevante: troca real, não atualização automática do sistema.

Por entrada: exemplo | quando é obrigatório | quem atualiza | evento de atualização | dúvida permitida. Mantenha o dicionário junto do processo, não apenas nas notas técnicas.

Registo fictício com significados distintos

Carla preencheu o formulário após uma recomendação. Registe a origem “recomendação” se Carla indicou esse facto; “formulário do website” pode identificar o canal. A resposta por email no dia seguinte não transforma a origem em email.

A situação é “a avaliar cobertura”. A próxima ação é “Rita confirma localização com Carla na terça-feira”. O último contacto é a resposta de segunda-feira, não a data futura de uma tarefa.

Não apresente dúvidas como conhecimento

Permita “desconhecido” quando falta um facto. Não invente orçamento, dimensão de empresa ou motivo de perda para satisfazer um campo obrigatório.

Se “Pendente”, “A aguardar” e “Em curso” são usados como sinónimos, defina diferenças ou consolide. Mais rótulos sem definição dificultam a interpretação posterior.

Reveja um campo antes de acrescentar outro

Peça a dois colegas que preencham o campo em três exemplos separadamente. Resultados divergentes revelam uma definição insuficiente. Resolva antes de depender do campo num relatório.

É um dicionário operacional, não uma lista de campos garantidos de um produto. Recolha o necessário ao trabalho e aplique as políticas e controlos reais de acesso.