Modelo de preparação de uma visita ao local

Antes da visita: copie esta ficha

• Pedido e finalidade: descrição do cliente e decisão que a visita deve apoiar.
• Local e contacto: morada confirmada, interlocutor autorizado e chegada combinada.
• Âmbito conhecido: trabalho considerado e exclusões explícitas.
• Materiais: fotografias, plantas ou informação relevante, com autorização de utilização.
• Restrições: acesso, horários e limitações conhecidas a discutir.
• Perguntas: factos necessários antes de preparar o orçamento.
• Seguimento: pessoa responsável por comunicar conclusões e próximo passo.

Não coloque códigos de acesso nem dados pessoais desnecessários numa nota amplamente partilhada. Utilize o processo seguro adequado para informação restrita.

Durante a visita: separe observação de hipótese

Utilize quatro títulos: observado, indicado pelo cliente, não verificado e ação necessária. “Cliente diz que a parede foi alterada” não é uma conclusão técnica confirmada.

Registe medidas apenas quando recolhidas por pessoa competente com método adequado. Quando é necessária avaliação especializada, identifique essa dependência. Não transforme uma impressão visual numa declaração de segurança ou num preço fechado.

Exemplo fictício preenchido

Pedido: discutir remodelação de cozinha. Finalidade: compreender a distribuição pretendida antes de decidir o que o orçamento exige. Indicado: cliente pretende deslocar uma divisória. Observado: organização atual e percurso de acesso. Não verificado: viabilidade de alterações estruturais. Ação: obter avaliação profissional adequada antes de confirmar esse âmbito.

Seguimento: enviar resumo com trabalho pretendido, decisões em falta e avaliação necessária. A realização da visita não confirma início nem aprovação técnica.

Feche o ciclo com o cliente

Envie um resumo que o cliente possa corrigir: assuntos discutidos, dúvidas, quem fornece informação e o próximo passo. Identifique se a próxima entrega é um orçamento, nova avaliação ou indicação de que o trabalho não é adequado.

Guarde a ficha com a conversa do cliente para outro colega compreender os limites. A nota concluída deve tornar a incerteza visível, em vez de a esconder no estado “visita realizada”.