Guia prático de trabalho
Registro de decisões de reunião: discussão não é aprovação
Um registro útil identifica a decisão, quem a tomou, a evidência e a ação autorizada. Separe discussão, propostas e questões pendentes. Uma nota não deve transformar uma sugestão em escopo aprovado só porque ninguém se opôs na reunião.
Escreva decisões rastreáveis
| Campo | Exemplo |
|---|---|
| Identificador e assunto | D-08: proposta de alteração do acabamento |
| Status | Proposta; aguarda decisor identificado |
| Evidência | Data da reunião, documento da opção e confirmação |
| Consequência | Sem pedido de compra até aprovação; coordenação acompanha |
| Substitui | Referência anterior, se expressamente substituída |
Uma correção preenchida
Exemplo fictício: o designer escreve “cliente aprovou azul” após discutirem duas cores. O decisor estava ausente. Corrija para “participantes preferem azul; aprovação pendente”, identifique quem aprova e peça confirmação da amostra concreta. Preserve o histórico da correção. Não compre materiais tratando uma preferência como aprovação final.
Envie um resumo breve das decisões
Envie primeiro decisões confirmadas, depois pendentes com responsáveis e datas, e por fim ações. Convide à correção de fatos sem declarar que silêncio significa aprovação. Vincule cada ação à decisão ou pergunta. Na reunião seguinte, revise pendências em vez de copiar a ata inteira. Use um registro de alteração quando afetar serviço aceito.
Se outra reunião reverter uma decisão, crie nova referência e marque a anterior como substituída. Preserve ambos os registros, as datas e as alterações resultantes nas tarefas.