Guia prático de trabalho
Registo de decisões de reunião: discussão não é aprovação
Um registo útil identifica a decisão, quem a tomou, a evidência e a ação autorizada. Separe discussão, propostas e questões pendentes. Uma nota não deve transformar uma sugestão em âmbito aprovado só porque ninguém se opôs na reunião.
Escreva decisões rastreáveis
| Campo | Exemplo |
|---|---|
| Identificador e assunto | D-08: proposta de alteração do acabamento |
| Estado | Proposta; aguarda decisor identificado |
| Evidência | Data da reunião, documento da opção e confirmação |
| Consequência | Sem encomenda até aprovação; coordenação acompanha |
| Substitui | Referência anterior, se expressamente substituída |
Uma correção preenchida
Exemplo fictício: o designer escreve «cliente aprovou azul» após discutirem duas cores. O decisor estava ausente. Corrija para «participantes preferem azul; aprovação pendente», identifique quem aprova e peça confirmação da amostra concreta. Preserve o histórico da correção. Não encomende materiais tratando uma preferência como aprovação final.
Envie um resumo breve das decisões
Envie primeiro decisões confirmadas, depois pendentes com responsáveis e datas, e por fim ações. Convide à correção de factos sem declarar que silêncio significa aprovação. Ligue cada ação à decisão ou pergunta. Na reunião seguinte, reveja pendências em vez de copiar a ata inteira. Use um registo de alteração quando afetar trabalho aceite.
Se outra reunião reverter uma decisão, crie nova referência e marque a anterior como substituída. Preserve ambos os registos, as datas e as alterações resultantes nas tarefas.