Guia prático de trabalho
Identifique quem pode aprovar o projeto do cliente
Identifique quem fornece informação, analisa opções e aprova cada decisão antes de pedir validação. Registe o circuito indicado pelo cliente e confirme-o quando mudarem as pessoas. Estar em cópia num email ou ter acesso ao CRM não significa poder aprovar o âmbito.
Crie um mapa por decisão
| Decisão | Detalhes |
|---|---|
| Pedido completo | Fornece informação: Contacto no local Analisa: Responsável de execução Aprovação confirmada: Responsável de projeto do cliente |
| Escolha de design | Fornece informação: Utilizadores do espaço Analisa: Designer Aprovação confirmada: Decisor identificado pelo cliente |
| Revisão de âmbito | Fornece informação: Contacto técnico Analisa: Responsável de projeto Aprovação confirmada: Pessoa indicada pelo cliente |
Resolva instruções contraditórias
Exemplo fictício: o contacto no local pede outro acabamento, mas o responsável do cliente aprovou o original. Registe o pedido sem alterar o âmbito aceite. Envie as referências ao decisor: «Temos duas instruções diferentes para [decisão]. Confirme qual deve ser analisada e quem autoriza a alteração.» Guarde a resposta com a decisão, não apenas no email pessoal.
Mantenha o mapa sem conceder permissões
Registe data, origem da confirmação, substituto e escalamento. Quando alguém sair, reconfirme decisões pendentes; não presuma que a pessoa seguinte herda todas as aprovações. O mapa descreve a organização do trabalho. É separado das permissões do software e não concede poderes jurídicos ou de compra.
Antes das férias de um decisor, peça ao cliente que indique um substituto. Registe que decisões pode tomar e quando termina essa substituição.