À espera do cliente: registo de ações e informação em falta

Copie uma entrada por elemento em falta

• Elemento: decisão, ficheiro ou autorização concreta.
• Finalidade: tarefa que permite executar.
• Responsável do cliente: quem fornece ou aprova.
• Responsável interno: quem acompanha e verifica adequação.
• Pedido e data: o que foi efetivamente solicitado e confirmado.
• Efeito: trabalho bloqueado, trabalho possível e pressupostos da previsão.
• Revisão: próximo momento e decisão se continuar pendente.
• Resolução: evidência recebida e confirmação de suficiência.

Receber um ficheiro não resolve necessariamente uma aprovação. Verifique o requisito real, não apenas a chegada do anexo.

Projeto fictício com dois bloqueios distintos

A galeria precisa de fotografias autorizadas e o texto final precisa de aprovação. Crie duas entradas: fotografias de Rui permitem concluir a galeria; aprovação de Patrícia permite validar o conteúdo.

Receber fotografias não significa que Patrícia aprovou o texto. A equipa pode preparar a galeria enquanto a aprovação continua aberta. O lançamento depende de resolver ambas pelo processo combinado; não fica confirmado apenas porque uma pessoa respondeu.

Lembrete que explica a decisão

“Olá, [nome]. Falta [elemento concreto] para concluir [entrega]. Tínhamos solicitado para [data combinada]. Pode confirmar se consegue fornecer até [data proposta] ou indicar quem pode ajudar? Podemos continuar [trabalho possível], mas precisamos de rever a previsão se o elemento continuar em falta.”

Identifique uma data proposta como proposta. Não transforme uma meta interna num prazo aceite pelo cliente.

Quando o elemento continua indisponível

Avalie reorganizar tarefas, esclarecer o requisito ou estudar uma alternativa. Encaminhe para quem decide, registe a escolha e comunique a consequência.

A falta de material não autoriza publicar uma aproximação. Este modelo também não cria direito contratual de suspender trabalho ou cobrar taxas. Utilize o acordo real nessas decisões e mantenha os factos no registo operacional.