Modelo de atualização semanal para clientes

Estrutura reutilizável

• Período e projeto: identificar o que a mensagem abrange.
• Concluído: entregas que o cliente pode verificar, com ligação adequada.
• Em curso: entrega atual, não todas as tarefas tocadas.
• Precisamos de: decisão ou material, responsável e data combinada.
• Previsão: resultado esperado e pressupostos.
• Próxima atualização: momento real de revisão, sobretudo com uma decisão pendente.

Retire uma secção apenas quando não acrescenta informação. Um título “riscos” vazio é menos útil do que identificar uma dependência conhecida.

Três atualizações curtas completas

Dentro do previsto: “A página de serviços está disponível em [ligação]. Preparamos a página de contacto. Enviem comentários consolidados através de [responsável] até [data combinada]. Mantém-se a revisão visual em [data], pressupondo receção desses comentários. Próxima atualização: [data].”

Falta material: “A apresentação aprovada está pronta, mas faltam fotografias autorizadas para concluir a galeria. [Responsável] prevê enviá-las até [data]. Confirmem se continua possível; depois confirmaremos a previsão de entrega.”

Previsão alterada: “A página adicional foi aprovada em [data]. Acrescenta [trabalho avaliado]. A revisão foi reagendada de comum acordo para [data], condicionada a [material]. A data anterior deixa de se aplicar; o restante âmbito mantém-se em [versão].”

Melhore a descrição do progresso

“Trabalhámos bastante no website” explica pouco. “A primeira versão da página de serviços está disponível para revisão” identifica uma entrega. Sem nova entrega, explique a situação e a decisão necessária em vez de inventar percentagens.

Utilize evidências acessíveis ao destinatário. Não anexe notas internas confidenciais nem dados de outro cliente para demonstrar atividade.

Confirme que existe uma ação clara

O leitor encontra facilmente o que precisa de fazer? A previsão distingue uma intenção de uma data realmente acordada e respetivas condições?

Guarde a mensagem no projeto. Se a resposta pedir novo âmbito, registe e avalie; uma atualização não autoriza por si só trabalho extra. A frequência semanal é um exemplo, não uma regra para todos os serviços.