Guia prático de trabalho
Como escrever notas de atividade úteis no CRM
Escreva a nota com data da interação, factos relevantes, decisão do cliente e próxima ação com responsável. Distinga observação de interpretação e guarde apenas informação necessária ao trabalho. O colega seguinte deve perceber o sucedido sem depender da sua memória.
Reescreva notas vagas ou opinativas
| Evite | Prefira |
|---|---|
| Cliente difícil | Cliente pediu discriminação escrita antes de decidir. |
| Telefonei, sem novidades | Chamada às 10h15; sem resposta; próxima tentativa atribuída à Jo no horário acordado. |
| Negócio quase ganho | Cliente analisa v2; decisão não confirmada. |
| Ver email | Cliente pediu novo prazo; mensagem relevante ligada. |
Uma nota completa em quatro frases
Exemplo fictício: «29 de outubro, 14h: conversa com o contacto confirmado sobre Q-104 v2. Perguntou se a instalação pode passar para a semana seguinte; não aprovou a proposta. A coordenação verifica capacidade até sexta e responde na conversa acordada. Não foi feita marcação.» A nota distingue pedido, decisão pendente e ação com responsável.
Mantenha notas fiáveis ao longo do tempo
Ligue registos de origem sem copiar palavras-passe, credenciais de pagamento ou dados pessoais irrelevantes. Siga regras de acesso e conservação. Corrija erros com explicação datada, sem alterar silenciosamente uma decisão passada. Na passagem, reveja a ação em aberto e o responsável: muitas notas não substituem um próximo passo atual.
Quando escrever mais tarde, registe separadamente a data real da interação; caso contrário, a cronologia pode induzir a equipa em erro.